A nyní již k samotnému informačnímu systému Docházka 3000. Systém je rozdělen na dvě základní části a to administrátorskou část a uživatelskou část. Uživatelské menu je po přihlášení přístupné samotným pracovníkům a je rozdělené na tři části.

První část umožňuje zadávání docházky pomocí počítače, pokud k tomuto účelu není připojený terminál. Zadávají se zde jednak příchody a odchody, dále pak krátkodobé absence (přerušení) a celodenní absence. U obou je možné zadat textovou poznámku, která se pak zobrazuje na výpise a v přehledu přítomnosti. To lze s výhodou využít například u služebních cest, kdy pracovník může uvést cíl cesty atd. Dále se zde zadávají typy práce, pokud firma potřebuje vyhodnocovat například práci na jednotlivých zakázkách a podobně. Oprávnění zaměstnanci také mohou editovat docházku ostatních pracovníků podle toho, mají-li na to oprávnění a v jakém rozsahu.

Při používání terminálu k zadávání seancí sice poznámku zadat nelze, lze to však učinit dodatečně v druhé části uživatelského menu pomocí editace poznámek.

Druhá část menu je primárně určena pro tvorbu výpisů (kontrolních listů) docházky. Období, za které chceme docházku zobrazit, je možné zadat buď ručně, nebo využít předdefinovaných tlačítek. Oprávnění zaměstnanci mohou kromě své docházky vypisovat také docházku ostatní pracovníků v závislosti na jejich právech.

Také mohou provádět převody přesčasů mezi týdny (v případě týdenní evidence) nebo měsíci (v případě evidence měsíční). Je zde také možné prohlížet stav dovolené, takže zaměstnanci mohou zjistit jak dovolenou čerpali, kolik jim ještě zůstává atd. Na následujícím obrázku vidíte příklad týdenního výpisu docházky:

Pro ukázku měsíčního výpisu klikněte ZDE
Na výpise je vidět příchody a odchody včetně kódu přerušení. Kód nula znamená standardní příchod do práce či odchod domů. Ostatní čísla udávají typ absence (přerušení). Například kód 3 je služební cesta. Místo kódů může program vypisovat zkratky názvů absencí. Tyto zkratky, v programu nazývané symboly, definuje administrátor při konfiguraci programu. Dále je možné na konci výpisu nechat zobrazovat legendu, ve které je vždy uveden kód absence s plným slovním popisem:

A nyní dále k výpisu. Za příchody a odchody je ještě v hranaté závorce uvedeno číslo práce. To samozřejmě jen v případě, že firma typy práce používá a zaměstnanec si je vyznačil.
Ve sloupci odpracováno je dále vidět, jaká doba je za celý den započtena do odpracované a ve sloupci Balanc je vidět případný přesčas. Poslední sloupec Přestávky udává časy povinných přestávek v práci. Odchod na přestávku si zaměstnanec vyznačí buď sám, nebo je mu programem vložena automaticky. Chování programu v oblasti automatického vkládání přestávek včetně přestávek pevných a způsob výpočtu pracovní doby může administrátor různě nastavovat. Výpisy docházky lze dělat nejen podrobně za jednotlivé zaměstnance, ale také souhrnně za celá oddělení nebo úplně za všechny pracovníky.

Poslední částí uživatelského menu je část Ostatní, ve které se nachází tlačítka pro přístup do jednotlivých modulů systému.

Přístup do jednotlivých modulů nastavuje pomocí oprávnění zaměstnancům administrátor.
Nyní jen krátce k jednotlivým modulům.

Souhrn docházky obsahuje měsíční sestavu přítomnosti. Jedná se o tabulku, kde na jednotlivých řádcích jsou pracovníci a ve sloupcích dny v týdnu. U každého dne je zobrazeno, jestli pracovník byl v práci, případně na jaké byl absenci. Příklad vidíte na přiloženém obrázku:

Na konci sestavy jsou celkové součty. Písmeno P v jednotlivých buňkách znamená přítomnost na pracovišti. Místo kódů absencí je opět možné vypisovat zkratky (symboly) a je možné určit jak musí být krátkodobá absence dlouhá, aby zde byla uvedena. Sestavu je možné vyexportovat např. do Excelu

Výsledovka je užitečná souhrnná sestava vhodná například jako podklad pro zpracování mezd. Obsahuje všechny údaje o docházce pracovníků na jednom místě včetně vyhodnocení počtu hodin odpracovaných ve svátky, noční práce, přesčasů, dobu absencí, atd. atd. Ukázku výsledovky vidíte zde:

Typ práce je tlačítko, přes které je možné vyhodnocovat čas odpracovaný na jednotlivých typech práce. Je zde jednak souhrn za zaměstnance a dále také celkový souhrn za typy práce, takže sestava slouží například jako podklad při fakturaci zakázky.

Tlačítko Přehled zobrazí aktuální přehled přítomnosti pracovníků. Je mimo jiné možné zjistit, kteří pracovníci jsou přítomní, z jakého důvodu jsou ostatní nepřítomní atd.

Modul Auta slouží k evidenci a vyhodnocování provozu služebních automobilů. Pracovníci si zde mohou podle oprávnění auta rezervovat, prohlížet jejich plánované cesty, dělat statistiky atd.

Modul Obědy slouží k jednoduché evidenci stravování. Využijí ho například firmy s podnikovou jídelnou. Zaměstnanci si zde mohou objednávat obědy výběrem z jídelníčku. Je možné tisknout různé přehledy, denní objednávky, měsíční sumáře, podklady pro platby za stravu atd.

Modul Spisy slouží pro evidenci tištěné dokumentace firmy, vyhledávání v dokumentech, předávání dokumentů nebo i celých šanonů mezi pracovníky / odděleními atd.

Modul Mzdy obsahuje podporu pro zpracování mezd. Připravuje informace o docházce jednotlivých pracovníků, jejich odpracované době, počtu dní jednotlivých absencí atd. Připravená data je možné snadno exportovat a dále zpracovávat v mzdových programech nebi třeba i Excelu. Zde je příklad:

Oznámení skrývá jednoduchý modul sloužící k zasílání textových zpráv mezi pracovníky. Oprávněný pracovník může zaslat zprávu buď někomu jinému, nebo třeba i celému oddělení nebo všem. Příjemci se zpráva zobrazí hned při přihlášení do docházky a může na ní třeba i odpovědět. Odesilatel pak má možnost kontrolovat, jak s ní adresáti naložily (neviděli/přečetli/vyřídili/odpověděli) a kdy se tak stalo.

Vyjímky docházky slouží k tomu, aby výpočet docházky pracoval jinak, než je standardně nastaveno. Tím je možné ošetřit většinu potřeb změnit výpočet odpracované doby třeba jen jednoho pracovníka na konkrétní den. Zde se také zadávají vyjímky časů přestávek.

Tlačítko Heslo umožňuje uživateli, aby si změnil přístupové heslo do systému.

Absence je modul sloužící k vyhodnocení absencí, což má širokou škálu použití. Je zde možné například zjistit, kolik času strávili pracovníci u lékaře, na přestávkách atd. Nejdůležitější funkcí však asi je vyhodnocení služebních cest pro potřebu vystavení dokladu o proplacení stravného. V programu je možné zadávat sazby za určité délky služební cesty a podle toho stravné proplácet. Příklad vidíte na obrázku níže, který zároveň demonstruje slovenskou lokalizaci.

Program také umožňuje evidenci a vyhodnocování pracovní pohotovosti, kdy zaměstnanec sice není na pracovišti, ale musí být v dosahu, aby například bylo možné zavolat jej telefonem. Vyhodnocení této pohotovosti se provádí rovněž zde.

Modul Vlož práci slouží na dodatečnou změnu typu práce například v případě jedné služební cesty, během které pracovník pracuje na více projektech.

Kontrola slouží k vytváření sestav obsahujících například nestandardně zadané seance (ručně editované), zjištění přesčasů a rozdílů pracovní doby, sestavy příchodů a odchodů atd.

V modulu Dovolené se nastavuje jednotlivým pracovníkům počet dní dovolené, počáteční stavy dovolených, meziroční převody dovolených atd.

Modul Konec absence slouží k ukončování absencí, ze kterých se pracovník nevrací na pracoviště a nemá tedy možnost absenci ukončit korektně. Stejně tak začátky absencí. Modul asi využijete jen vyjímečně, protože normálně se o toto stará program sám s ohledem na nastavení algoritmu výpočtu.

Noční práce slouží k vyhodnocení nočních prací, prací ve svátky, v soboty a neděle a podobně. Pomocí něho je možné vyhodnocovat například odměny za noční práce, různé příplatky atd.

Modul Průchody umožňuje oprávněním zaměstnancům prohlížet pohyb pracovníků, značení docházky, otevírání dveří atd. Je dostupný pouze pokud je systém napojený na terminálový rozvod BM-NET nebo Goldcard

Některé další funkce systému má dostupné pouze administrátor, jehož hlavním úkolem je nastavování chování programu, k čemuž mu slouží jeho administrátorské menu. Má zde nejen plný přístup do všech modulů, ale nastavuje například algoritmus výpočtu docházky jednotlivým zaměstnancům, zařazuje a maže zaměstnance ze systému, nastavuje jím oprávnění, identifikační média atd. Nastavuje chování terminálů, vzhled nejrůznějších sestav, čištění databáze, zadávání oddělení, edituje svátky, nastavuje zaokrouhlování časů příchodů, odchodů, odpracované doby atd.

Má také na starosti nastavení nejdůležitější části docházkového systému, kterou je algoritmus výpočtu docházky. Samotný výpočet docházky lze nastavit pro různé zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců odlišně. Způsoby výpočtu se nastavují v takzvaných kategoriích, do nichž jsou pak jednotliví zaměstnanci zařazováni. Kategorií lze vytvořit libovolné množství. Nastavuje se zde výpočet odpracované doby včetně toho, je-li pracovní doba pevná, pružná nebo kombinovaná, způsoby započítávání krátkodobých a dlouhodobých absencí. Vše lze nastavit různě v závislosti na dnu v týdnu. Dále se zde nastavuje způsob vkládání přestávek v práci, který se uplatní v případě, kdy si zaměstnanec tuto přestávku nezadá ručně sám. V každé kategorii může být maximálně 20 různých druhů absencí. Přednastavené jsou (lze to změnit) tyto: Dovolená, Nemoc, Služební cesta, Ošetřování člena rodiny, Překážka v práci, Návštěva lékaře, Přestávka, Náhradní volno, Omluvená absence, Mateřská dovolená a Vojenské cvičení.

Konfigurační možnosti nastavování výpočtu pracovní doby jsou opravdu bohaté. Patří mezi ně také možnost práce na směny včetně střídání těchto směn. V kategoriích se také určuje způsob práce s přestávkami. Lze například určit, zda jsou časy přestávek pevné nebo ne, jak dlouhé mají jednotlivé přestávky být a po jaké době práce se mají vkládat, kolik má být maximálně přestávek za den atd. atd.

Zpět na úvod           Starší verze presentace           Dále - Terminály